Przejście na EDM w 30 dni

Po co ten przewodnik

Elektroniczna dokumentacja medyczna jest obowiązkiem, ale większość gabinetów odkłada ją, bo boi się przestoju. Ten plan zakłada, że placówka pracuje normalnie przez cały czas, a zmiana dzieje się obok.

Tydzień 1: porządek w danych

• Spisz, co dziś jest na papierze: karty, zgody, kosztorysy, zalecenia, zdjęcia. Przy każdym wpisz, kto to tworzy i gdzie leży.
• Ustal jeden wzór każdego dokumentu. Trzy wersje zgody na leczenie to trzy razy więcej pracy przy migracji.
• Wyeksportuj listę pacjentów i wizyt z obecnego programu lub arkusza. Wystarczy CSV: imię, nazwisko, PESEL, telefon, e-mail, ostatnia wizyta.
• Wybierz osobę odpowiedzialną za wdrożenie. Jedna osoba, która decyduje i zbiera pytania.

Tydzień 2: konfiguracja i szkolenie

• Cennik, lokalizacje, personel, godziny pracy, szablony notatek klinicznych i dokumentów do podpisu.
• Szkolenie recepcji osobno od lekarzy. Recepcja uczy się grafiku, kasy i dokumentów na tablecie; lekarze karty pacjenta, diagramu i e-Recepty.
• Kilka wizyt testowych na fikcyjnym pacjencie, od rejestracji po rozliczenie.

Tydzień 3: praca równoległa

• Nowe wizyty wpisuj już tylko do nowego systemu. Stary zostaje do podglądu historii.
• Dokumentację pacjenta, który przychodzi, zakładasz w EDM od tej wizyty. Nie przepisuj starych kart; wystarczy skan lub odwołanie do archiwum.
• Codziennie 10 minut na pytania zespołu. Spisuj je, większość powtarza się u każdej placówki.

Tydzień 4: start

• Pierwsze rozliczenie miesiąca z nowego systemu: raport dnia, rozliczenia lekarzy, faktury.
• Papierowe karty trafiają do archiwum zgodnie z okresem przechowywania. Nowe nie powstają.
• Przegląd po 30 dniach: co zostało na papierze i dlaczego. Zwykle to jeden lub dwa dokumenty, które wymagają własnego szablonu.

Czego nie robić

• Nie zaczynaj od przepisywania historii wszystkich pacjentów. To praca na miesiące, która nie daje nic w pierwszym roku.
• Nie wdrażaj w szczycie sezonu ani w miesiącu urlopów. Potrzebujesz pełnego zespołu na tygodnie 2 i 3.
• Nie zostawiaj dwóch równoległych systemów dłużej niż miesiąc. Po tym czasie zespół zaczyna wybierać ten, który zna.

Materiał informacyjny Noteq Software. Nie zastępuje porady prawnej ani audytu. Stan na październik 2026.